Một là, quy định cụ thể các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền. Tại điểm d, khoản 4 Điều 24, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cho phép thực hiện chứng thực chữ ký đối với Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản để tạo điều kiện, tiết kiệm chi phí cho người dân. Quy định này còn chung chung, chưa có hướng dẫn cụ thể, thống nhất về việc ủy quyền phải thỏa mãn đầy đủ tất cả các yếu tố nói trên thì mới được chứng thực chữ ký nên thời gian qua vẫn còn tình trạng một số văn bản ủy quyền có nội dung liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thuộc diện không được chứng thực chữ ký thì vẫn được cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký, gây tiềm ẩn phát sinh tranh chấp, rủi ro trong quan hệ, giao dịch dân sự, hành chính. Để thực hiện thống nhất, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể 04 trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền, bao gồm: Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền; ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp; ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa; ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội. Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp trên thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Đồng thời, Thông tư cũng quy định rõ các ủy quyền không thỏa mãn đủ các yếu tố quy định tại khoản 4 Điều 24, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì phải thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đối với các giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký cũng như chứng thực bản sao từ bản chính không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý. Chủ tịch UBND cấp huyện hoặc cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực sai quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Sau đó phải đăng tải lên Cổng thông tin điện tử của UBND cấp tỉnh.

Hai là, bổ sung quy định hướng dẫn thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Hiện nay các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính đều đã triển khai thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, người yêu cầu chứng thực sẽ nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông mà không nộp trực tiếp cho người thực hiện chứng thực. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chỉ quy định thủ tục đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, chưa quy định, hướng dẫn thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch trong trường hợp tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông dẫn đến các cơ quan thực hiện chứng thực lúng túng trong việc thực hiện. Để áp dụng thống nhất và giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có căn cứ pháp lý khi thực hiện giải quyết thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch khi áp dụng cơ chế một cửa, một cửa liên thông, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã bổ sung quy định hướng dẫn thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Theo đó, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện việc ký hợp đồng, giao dịch trước mặt người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa; công chức tiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, giấy tờ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực và cùng ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch. Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu chứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.

Ba là, không được nhận xét vào sơ yếu lý lịch khi chứng thực chữ ký. Trước đây, tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 20/2015/TT-BTP không quy định cụ thể vấn đề này nên quá trình thực hiện chứng thực chữ ký trong lý lịch cá nhân không có sự thống nhất và còn nhiều tùy tiện. Để thực hiện thống nhất,tại Điều 15 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định người thực hiện chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.

Bốn là, chứng thực bản sao phải đầy đủ số trang. Tại Điều 10 Thông tư số 01/2020/TT-BTP nêu rõ: Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính. Điều này đồng nghĩa với việc, chứng thực bản sao từ bản chính đối với các bản chính có nhiều trang thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang đã ghi thông tin. Ví dụ: chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.

Ngoài ra, Thông tư số 01/2020/TT-BTP cũng đã sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung khác liên quan đến trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ; việc rà soát, đưa ra khỏi danh sách đã phê duyệt đối với cộng tác viên không còn đủ điều kiện; việc đăng ký lại chữ ký mẫu khi cộng tác viên thay đổi chữ ký; quy định rõ bằng cử nhân ngoại ngữ để đáp ứng tiêu chuẩn cộng tác viên là bằng tốt nghiệp đại học; ban hành mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận, trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; mẫu lời chứng văn bản từ chối nhận di sản, văn bản khai nhận di sản trong trường hợp có hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản, cùng khai nhận di sản; hướng dẫn cụ thể hơn các thủ tục chứng thực liên quan đến tờ khai lý lịch cá nhân...

                                                                  Hồng Luyến