Theo đó, từ ngày 24/5/2020, 04 mẫu sổ quốc tịch (gồm: Sổ thụ lý hồ sơ các việc về quốc tịch, Sổ đăng ký xác định có quốc tịch Việt Nam, Sổ cấp Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam, Sổ cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam) và 15 loại mẫu giấy tờ mới về quốc tịch ban hành kèm theo Thông tư sẽ được áp dụng. Các mẫu sổ và mẫu giấy tờ này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (tại địa chỉ: www.moj.gov.vn), cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ giải quyết các việc về quốc tịch, người yêu cầu giải quyết các việc về quốc tịch được truy cập, tự in để sử dụng. Trường hợp người có yêu cầu không thể tự in thì cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ có trách nhiệm in và phát miễn phí cho người có yêu cầu.

So với các mẫu sổ và mẫu giấy tờ về quốc tịch trước đây thì các mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 02/2020/TT-BTP có những điểm mới sau đây:

Về mẫu sổ quốc tịch, trước đây Thông tư số 08/2010/TT-BTP quy định có 05 loại mẫu sổ về quốc tịch gồm: Sổ tiếp nhận hồ sơ xin nhập quốc tịch Việt Nam, Sổ tiếp nhận hồ sơ xin trở lại quốc tịch Việt Nam, Sổ tiếp nhận hồ sơ xin thôi quốc tịch Việt Nam, Sổ tiếp nhận việc đăng ký giữ quốc tịch Việt Nam, Sổ tiếp nhận việc thông báo có quốc tịch nước ngoài. Các mẫu sổ tiếp nhận này thể hiện toàn bộ quá trình thụ lý, giải quyết hồ sơ về quốc tịch. Tuy nhiên, qua quá trình áp dụng, việc giải quyết quốc tịch chỉ phát sinh nhiều tại một số địa phương và một số nước có đông người Việt Nam đang cư trú, nhiều địa phương không phát sinh các việc về quốc tịch. Nếu các việc về quốc tịch đều lập thành các sổ khác nhau sẽ không cần thiết, gây lãng phí và chiếm không gian lưu trữ về lâu dài. Khắc phục hạn chế nêu trên, Thông tư số 02/2020/TT-BTP chỉ quy định 01 Sổ thụ lý hồ sơ các việc về quốc tịch dùng để ghi các loại việc về nhập, trở lại, thôi quốc tịch phát sinh  trong năm, với những thông tin cần thiết nhất như tên thủ tục, thông tin về người nộp hồ sơ, thông tin về thụ lý hồ sơ và trả kết quả. Đồng thời, Thông tư bổ sung Sổ cấp giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam, Sổ cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam để thuận lợi sử dụng và theo dõi; bỏ Sổ tiếp nhận việc thông báo có quốc tịch nước ngoài (do thủ tục này đã được bãi bỏ).

Về mẫu giấy tờ về quốc tịch, trước đây Thông tư số 08/2010/TT-BTP chỉ quy định mẫu Đơn xin thôi quốc tịch Việt Nam trong trường hợp người giám hộ làm Đơn xin thôi quốc tịch Việt Nam cho người được giám hộ. Do đó, khi phát sinh các yêu cầu về nhập/trở lại quốc tịch Việt Nam đối với trẻ em, người dân gặp khó khăn, lúng túng vì không có mẫu đơn để sử dụng. Vì vậy, để tạo thuận lợi cho người dân khi có yêu cầu giải quyết tất cả các việc về quốc tịch, Thông tư đã bổ sung 02 mẫu Đơn xin nhập quốc tịch Việt Nam và xin trở lại quốc tịch Việt Nam dùng trong trường hợp người giám hộ/người đại diện theo pháp luật làm Đơn xin nhập/trở lại quốc tịch Việt Nam cho người được giám hộ/được đại diện. Đồng thời, Thông tư cũng ban hành 01 loại mẫu mới là Danh sách người được đề nghị giải quyết các việc về quốc tịch (TP/QT-2020-DS). Theo đó, khi trình hồ sơ về quốc tịch, cơ quan giải quyết hồ sơ phải lập danh sách bảo đảm đầy đủ các thông tin theo mẫu để gửi kèm văn bản đề xuất.

Đối với Sổ quốc tịch, công chức làm công tác quốc tịch của Sở Tư pháp, viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự làm công tác quốc tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (gọi chung là Công chức làm công tác quốc tịch) phải tự mình ghi vào Sổ quốc tịch. Nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa; không sử dụng nhiều loại màu mực trong một sổ, không dùng mực đỏ. Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in Sổ quốc tịch trên máy thì phải in bằng loại mực tốt, màu đen, không bị nhòe, mất nét hoặc phai màu. Trong trường hợp thụ lý, giải quyết các việc về quốc tịch theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức làm công tác tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận “Một cửa” là người ghi vào Sổ thụ lý hồ sơ các việc về quốc tịch. Sổ quốc tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối cùng ngay từ khi mở sổ. Sổ được ghi liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống. Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin thì định kỳ hàng năm phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối.

Đối với mẫu giấy tờ về quốc tịch, công chức làm công tác quốc tịch phải tự mình ghi đầy đủ thông tin vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả hồ sơ, Trích lục đăng ký xác định có quốc tịch Việt Nam, Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam, Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam. Trong trường hợp thụ lý, giải quyết các việc về quốc tịch theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức làm công tác tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận “Một cửa” ghi vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả hồ sơ. Tùy theo từng loại việc, người có yêu cầu giải quyết các việc về quốc tịch phải điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo các cột, mục trong mẫu Đơn, Bản khai lý lịch, Tờ khai. Người có yêu cầu phải chịu trách nhiệm về những thông tin đã ghi trong mẫu Đơn, Bản khai lý lịch, Tờ khai; trường hợp cố ý khai sai lệch thông tin thì tùy theo mức độ, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Về lưu trữ Sổ quốc tịch, khi hết năm, người đã ghi vào sổ quốc tịch phải thống kê rõ tổng số trường hợp đã ghi vào sổ trong một năm; trường hợp sử dụng nhiều sổ trong một năm thì phải ghi tổng số quyển và số trường hợp đã ghi; ký, ghi rõ họ, tên và báo cáo người đứng đầu cơ quan ký xác nhận, đóng dấu. Sổ quốc tịch phải được lưu trữ vĩnh viễn, bảo quản theo quy định pháp luật về lưu trữ.