Theo Quyết định số 4842/QĐ-UBND, Tổ Chỉ đạo chuyển đổi dữ liệu hộ tịchcó trách nhiệmtiến hành thống kê, chỉnh lý số liệu hộ tịch từ ngày 31/8/2018 (Cơ sở dữ liệu hộ tịch của tỉnh chính thức hoạt động từ ngày 01/9/2018) trở về trước hiện đang còn lưu trữ bằng sổ giấy do UBND cấp xã, Phòng Tư pháp và Sở Tư pháp thực hiện. Số liệu khảo sát thống kê phải đảm bảo chính xác, đầy đủ và phải được lập thành báo cáo. Đơn vị thống kê là số lượng vụ việc, bao gồm: Đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; nuôi con nuôi; Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, thay đổi hộ tịch, khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; Xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của pháp luật; Ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thay đổi quốc tịch; xác định cha, mẹ, con; xác định lại giới tính; nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi; ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn; công nhận giám hộ; tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.

Đề án cũng xác định lộ trình triển khai thực hiện, hoàn thành số hóa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trên địa bàn tỉnh sẽ được tiến hành từ năm 2020 và kết thúc vào năm 2023, bao gồm 04 giai đoạn, cụ thể:

- Giai đoạn 1: Thành lập Tổ Chỉ đạo chuyển đổi dữ liệu hộ tịch; tiến hành khảo sát, thu thập số liệu hộ tịch (dữ liệu giấy) cần chuyển đổi của toàn tỉnh. Số hóa các sổ hộ tịch hiện đang lưu trữ tại Sở Tư pháp và các sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2016 đang lưu trữ tại cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh với dữ liệu giai đoạn này là 183.263 dữ liệu;

- Giai đoạn 2: Số hóa các Sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015) với dữ liệu giai đoạn này là 547.768 dữ liệu;

- Giai đoạn 3: Số hóa các Sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến năm 2006) với dữ liệu giai đoạn này là 272.453 dữ liệu;

- Giai đoạn 4: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999 với dữ liệu giai đoạn này là 142.139 dữ liệu và số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1975 trở về trước với dữ liệu giai đoạn này: 7.578 dữ liệu.

Đề án giao Sở Tư pháp là cơ quan chủ quản chủ trì thực hiện, có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan triển khai thực hiện Đề án một cách có hiệu quả, tránh gây lãng phí cho ngân sách nhà nước.