Thống kê truy cập

Số lượng và lượt người truy cập

  • Online 7

  • Hôm nay 2854

  • Tổng 7.448.096

Một số vấn đề về thẩm quyền ký trong văn bản hành chính

8:12, Thứ Hai, 10-5-2021

Xem với cỡ chữ : A- A A+
Hàng ngày, chúng ta tiếp xúc với hàng hoạt văn bản như quyết định nâng lương, quyết định kỷ luật hoặc giấy mời, thông báo, công văn, công điện… Trên cơ sở nội dung của các văn bản đó chúng ta phải thi hành áp dụng theo. Vậy văn bản là gì? Văn bản hành chính là gì? Thẩm quyền ký văn bản hành chính được quy định như thế nào? Việc phân biệt thẩm quyền ký trong văn bản hành chính... Đó là những vấn đề mà tác giả xin đề cập trong bài viết này.

Theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thì “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Những loại văn bản này có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản chỉ có giá trị pháp lý khi được ký ban hành bởi người có thẩm quyền và được đóng dấu của đơn vị đó. Không phải loại văn bản nào cũng được Thủ trưởng đơn vị trực tiếp ký, mà có thể thực hiện ký thay, ký thừa lệnh hoặc ký thừa ủy quyền.
Về thẩm quyền ký văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP khẳng định một nguyên tắc chung là ở các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể  thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Nghị định còn quy định: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Về trách nhiệm khi ký văn bản: Khoản 5, Điều 13 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.
Về hình thức chữ ký: Đối với chữ trên văn bản giấy, khi ký tên trên văn bản giấy phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai để ký văn bản. Đối với chữ ký trên văn bản điện tử: người có thẩm quyền thực hiện ký số, vị trí, hình ảnh chữ ký số theo Quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Phân biệt các trường hợp: Ký thay mặt, ký thay, ký thừa lệnh, ký quyền, ký thừa ủy quyền trong văn bản hành chính:
TT
Khái niệm
Giải thích thuật ngữ
Các trường hợp thực hiện
Ký thay mặt
(TM.)
- Thường được áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
- Là việc người đứng đầu thay mặt tập thể cơ quan, tổ chức ký văn bản.
- Được thực hiện trong trường hợp: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.
- Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: TM. CHÍNH PHỦ
           TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
Ký thay
(KT.)
- Thường được áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
- Là việc người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký văn bản giao cho cấp phó ký thay trong một số văn bản nhất định
- Được thực hiện trong trường hợp: Người đứng đầu  có thẩm quyền ký giao cho cấp phó ký thay các văn bản của cơ quan, tổ chức thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
- Đối với trường hợp những công việc mà cấp phó được phân công phụ trách thì việc thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu.
Ví dụ: KT. GIÁM ĐỐC
           PHÓ GIÁM ĐỐC
Ký thừa lệnh
(TL.)
- Thừa lệnh là làm theo mệnh lệnh của cấp trên. Người được thừa lệnh của cấp trên để ký thừa lệnh có nghĩa là: không có quyền trực tiếp làm công việc này mà công việc đó thuộc quyền của thủ trưởng hoặc cơ quan cấp trên.
- Do vậy, khi cấp dưới thực hiện việc ký thừa lệnh thì phải thể hiện rõ là mình làm công việc này theo sự ra lệnh của cấp trên.
- Được thực hiện trong trường hợp: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản; Người được ký thừa lệnh được quyền giao lại cho cấp phó ký thay.
- Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:     TL. GIÁM ĐỐC
             CHÁNH VĂN PHÒNG
Ký Quyền (Q.)
- Ký quyền được áp dụng cho cơ quan hành chính Nhà nước, sự nghiệp thuộc Nhà nước.
- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng để quản lý cơ quan, đơn vị
- Người được giao quyền được quyền ký tất cả những văn bản thuộc thẩm quyền của cấp trưởng cơ quan, đơn vị đó.
- Trường hợp ký quyền thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: Q. GIÁM ĐỐC
5.     4
Ký thừa ủy quyền
(TUQ.)
- Ký thừa ủy quyền được áp dụng cho cơ quan hành chính Nhà nước, sự nghiệp thuộc Nhà nước.
- Tương tự như “ký thừa lệnh”, người được ủy quyền của cấp trên ký văn bản có nghĩa là: không có quyền trực tiếp làm công việc này mà công việc đó thuộc quyền của thủ trưởng hoặc cơ quan cấp trên.
- Do vậy, khi cấp dưới thực hiện việc ký thừa ủy quyền thì phải thể hiện rõ là mình làm công việc này theo sự ủy quyền.
- Được thực hiện trong trường hợp: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
- Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền.
- Đặc biệt, người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
 
Tuyết Hà

Các tin khác